Электронный документооборот на предприятии

 

По состоянию на декабрь 2013 года

Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т.д. О том, что такое электронный документооборот на предприятии, и как он организовывается, расскажем в данной статье.

Под обычным документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

Документ, как определяет его ГОСТ Р 51141-98 <1>, - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В свою очередь, электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

--------------------------------

<1> ГОСТ Р 51141-98 "Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

 

С помощью электронного документооборота бухгалтеры сдают отчетность в налоговые органы, ПФР, ФСС, Росстат и т.д. Осуществляется он также между участниками контрактной системы в сфере закупок. Электронные документы принимаются в судах в качестве доказательств, в электронном виде могут заключаться сделки и т.д.

 

Электронная подпись

 

Общим требованием ко всем электронным документам является наличие электронной подписи (далее - ЭП). Правила и виды использования ЭП установлены Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

 

К сведению. Ранее действовала электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая была определена Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

 

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ установлено три вида электронных подписей:

1. Простая электронная подпись (далее - ПЭП) - это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. То есть данная подпись лишь указывает на лицо, подписавшее документ, но не подтверждает содержащуюся в нем информацию. Чтобы электронный документ считался подписанным ПЭП, необходимо наличие одного из условий:

- простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

- ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Электронный документ, подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом данные акты и (или) соглашения должны предусматривать:

- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Не допускается использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну (ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - УНЭП) - это электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Она создается с использованием средств электронной подписи. Для оформления УНЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр за выдачей ключа. Ключ ЭП - это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. Также существует ключ проверки ЭП, который представляет собой последовательность символов и предназначен для проверки подлинности ЭП. Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки ЭП, который также выдается удостоверяющим центром в виде электронного документа или на бумажном носителе.

К сведению. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на официальном сайте Минкомсвязи в информационно-телекоммуникационной сети Интернет - minsvyaz.ru, раздел "Аккредитация удостоверяющих центров" <2>.

--------------------------------

<2> Информационное письмо ФСФР России от 06.06.2013 N 13-ДП-10/21117 "О подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью".

 

Электронный документ, подписанный УНЭП, как и подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При использовании УНЭП сертификат ключа может и не создаваться, если соответствие ЭП данным признакам может быть обеспечено без такого сертификата (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - УКЭП) - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным по Закону N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром, его доверенным лицом или уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Обратите внимание! Информация в электронной форме, подписанная УКЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По сравнению с ПЭП и УНЭП она имеет самую высокую степень защиты и может использоваться для представления документов в любые органы. Исключение составляют лишь случаи, когда законами или иными нормативными актами предусмотрена необходимость представления документа только на бумажном носителе.

Таким образом, для внедрения электронного документооборота организация в первую очередь должна приобрести электронную подпись (если таковой у нее не было), получить сертификат ключа, заключить соглашение об обмене электронными документами с контрагентами, а также договор с оператором. При этом все участники электронного документооборота должны быть подключены к одному оператору. Реестр операторов размещен на сайте ФНС.

В зависимости от сферы применения электронной подписи в фирме работодатель может получить одну или несколько видов подписей. Однако в некоторых случаях, установленных законодательством, ему необходимо иметь УКЭП, например при подписании электронных документов согласно Федеральному закону от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". Использование такой подписи также является обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

 

Организация внутренннего  электронного  документооборота

 

Многие организации, особенно крупные, ведут электронный документооборот не только с контрагентами и государственными органами, но и в своих внутренних делах - с применением информационной системы. При внутреннем документообороте электронная подпись может не использоваться. Но в этом случае программные средства, применяемые в организации, должны позволять идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Для введения электронного документооборота внутри организации работодатель издает приказ и утверждает положение или правила об электронном документообороте. К внутренним документам, как правило, относятся приказы, распоряжения, договоры, объяснительные и служебные записки, акты, уведомления и т.д. Перечень документов, их создание, порядок обработки, рассмотрения, согласования и хранения, а также перечень должностей, участвующих в электронном документообороте, устанавливаются положением.

Кроме этого, могут быть разработаны различные инструкции по работе с внутренними документами, в которых пошагово описываются действия работников, осуществляющих такой документооборот, сроки рассмотрения и т.п. В отдельном альбоме, размещенном в программе, могут быть утверждены образцы (шаблоны) различных документов.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота. Часть документов (например, связанные с товарно-материальными ценностями), на которых требуется наличие "живых" подписей, распечатываются и хранятся еще и на бумажных носителях. В этом случае положением следует установить не только перечень документов, создание, хранение и использование которых могут осуществляться исключительно в форме электронных документов, но и перечень документов, которые дублируются на бумаге. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Применяя электронный документооборот в организации, работодатель должен обеспечить защиту информации, целостность обрабатываемых данных, а также антивирусную защиту информации.

Обратите внимание! Работодателю следует помнить, что в силу ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

В настоящее время существует не один программный продукт, который позволяет автоматизировать документооборот в организации. И несмотря на то что процесс этот требует не только финансовых вложений, но и времени на обучение сотрудников, цель оправдывает средства.

 

Внутренний электронный документооборот позволяет не только отойти от бумажного документооборота, но и сократить сроки согласования и исполнения документов, систематизировать и структурировать хранение документов в электронном архиве, обеспечивает быстрый поиск документов и снижает вероятность их потери, облегчает работу сотрудников и т.д.

 

Регистрация и хранение электронных документов

 

Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила). Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка. Для автоматического заполнения карточки ответственные за это работники могут создавать электронные справочники, в которые вносятся перечень подразделений и лиц организации, осуществляющих электронный документооборот, наименования контрагентов и государственных органов, участвующих в электронном документообороте. В электронную карточку согласно Приложению к Правилам могут заноситься следующие сведения:

1. Адресант - информация об отправителе или создателе документа.

2. Адресат - получатель документа.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, - для созданных в организации документов это поле может заполняться из справочника, а для поступающих документов - вручную.

4. Вид документа - это могут быть отчет, письмо, договор, акт. Перечень документов также может быть установлен справочником.

5. Дата документа. При регистрации документа, созданного в организации, она проставляется автоматически, при регистрации поступившего документа - пишется дата его поступления.

6. Номер документа - также может проставляться автоматически. При этом может быть порядковым или содержать коды подразделения, его составившего.

7. Дата поступления документа - при регистрации документа проставляется автоматически. При этом может фиксироваться и время поступления документа.

8. Входящий номер документа - порядковый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации, как правило, автоматически. Если документ также поступил и на бумажном носителе, на нем проставляется номер, присвоенный при получении по электронным каналам, чтобы не создавать путаницы и облегчить поиск документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа - указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

10. Наименование документа либо аннотация к нему - заполняется вручную и содержит краткую информацию, изложенную в документе. Также при помощи справочников-рубрикаторов можно отнести документ к определенной теме.

11. Индекс дела - выбирается номер (индекс) дела по номенклатуре.

12. Сведения о переадресации документа - заносятся сведения о внутренней переадресации документов по исполнителям согласно резолюции руководителя.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа - указываются исполнитель согласно резолюции или указанию в самом документе и дата исполнения.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя - повторяет предыдущий пункт.

18. Отметка о конфиденциальности - заполняется в соответствии с реквизитом документа: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.

Поскольку Правила разработаны для федеральных органов исполнительной власти, остальные организации могут использовать данный Перечень для разработки своей электронной карточки или иной формы документа, в котором должны регистрироваться электронные документы.

Что касается хранения электронных документов, оно осуществляется согласно разработанной в организации номенклатуре дел и с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу. Храниться должны не только сами документы, но и сведения о документах, содержащихся в электронных карточках.

В локальном нормативном акте работодатель с учетом действующих в организации программно-технических средств определяет место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения.

Обратите внимание! Документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Сроки хранения таких документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе и устанавливаются нормативными правовыми актами, в частности Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, и др.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, на основании акта, утверждаемого руководителем, указанные документы подлежат уничтожению.